Søknad til Arbeidstilsynet
Dispensasjonssøknad
Søk Arbeidstilsynet om unntak fra arbeidsmiljøloven - mer frihet i turnus
Trenger dere lengre vakter, flere arbeidstimer per uke (languke) og/eller mindre hvile mellom vaktene enn hva arbeidsmiljøloven tillater? Da må dere søke Arbeidstilsynet om godkjenning. Dette kalles en dispensasjonssøknad. Prosessen kan være både tidkrevende og komplisert, men vi har skrevet mange søknader og vet hva som kreves.
Vi vil snart lansere våre digitale verktøy (Excel). Disse er de vi selv bruker når vi jobber med kundene våre, så hvis du ønsker å gjøre mer selv, så har vi verktøyene. Kommer snart!
Hva er en dispensasjonssøknad?
«Dispensasjon» betyr rett og slett «unntak». Så en dispensasjonssøknad er en søknad til Arbeidstilsynet om lov til å fravike arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid.
Arbeidsmiljøloven bestemmer hvor mye de ansatte kan jobbe per dag og uke, hvor mye overtid som er lov, og hvor lang hvile de skal ha mellom vaktene. Hvis en virksomhet har perioder med eksempelvis en uke med mer enn 40 timer, må det lønnes overtid utover disse timere. Det er ikke lov å "planlegge overtid". Hvis det ikke skal betales overtid, kan virksomheten lage intern avtale med arbeidstaker eller tillitsvalgt som strekker seg utenfor ordinær arbeidstid. Se egne regler her. Hvis de avtalte rammene ikke strekker til eller virksomheten ikke er tariffbundet, må dere søke Arbeidstilsynet. Det er dette som kalles en dispensasjonssøknad. Godkjent dispensasjon (eller "Tillatelse til gjennomsnittsberegning av alminnelig arbeidstid" som det så fint heter) gis for en begrenset periode.
Hvem passer det for?
Søknaden er aktuell for virksomheter som trenger nattarbeid, lange vakter, langturnus eller en arbeidstidsordning som går utover det arbeidsmiljøloven og egne avtaler åpner for. Typisk gjelder det:
-
Helse og omsorg, for eksempel BPA-ordninger, bofellesskap og institusjoner med døgnbemanning
-
Medleverturnus, der de ansatte bor sammen med beboerne i flere døgn om gangen, som i barnevern, rusomsorg og avlastning
-
Vakt og sikkerhet, med lange vakter og nattarbeid
-
Bygg, anlegg og prosjektarbeid, der det jobbes languker etterfulgt av lengre friperioder, for eksempel ved pendling
-
Virksomheter uten tariffavtale, som ikke kan avtale utvidede rammer med tillitsvalgte og derfor må søke Arbeidstilsynet
Slik søker dere Arbeidstilsynet for godkjenning av arbeidstid
En søknad om unntak fra arbeidsmiljøloven består av mer enn et skjema. Arbeidstilsynet vil se at turnusordningen er gjennomtenkt, forankret hos de ansatte og forsvarlig for helsen deres. Dette må være på plass:
1. Lag arbeidsplan, turnusplan eller vaktliste
Planen skal vise arbeidsperioder og avspaseringsperioder, når hver vakt starter og slutter (ukedag og klokkeslett), og hvor lange pausene er.
2. Skriv en dagsplan
Dagsplanen skisserer hvordan en typisk vakt ser ut med de ulike arbeidsoppgavene og pausene.
3. Hold drøftingsmøte med de ansatte
Vaktplanen skal drøftes med de ansatte som skal jobbe utover ordinær arbeidstid eller tillitsvalgt hvis dere er tariffbundet. Møtet skal (a) forklare hvorfor det skal søkes dispensasjon til Arbeidstilsynet, (b) drøfte den nye arbeidstidsordningen, (c) avklare pauser, passivt arbeid og friperioder, og (d) hvordan dere vurderer ordningens betydning for de ansattes helse, sikkerhet og velferd.
4. Innhent samtykke fra hver ansatt
Skriv referat fra drøftelsesmøtene og send til de aktuelle ansatte sammen med deres vaktplan til signering.
5. Fyll ut søknaden i Altinn
Søknaden er på flere sider der dere beskriver prosjektet/arbeidsstedet, yrkesgruppe, arbeidsoppgaver, hjelpemiddel eller verktøy, risikoforhold, risikoreduserende tiltak, med mer. Oppstartsdato kan ikke være mindre enn 3 uker fra dagens dato grunnes saksbehandlingstid. Den som sender, må ha riktig fullmakt i Altinn.
6. Vent på svar
Er søknaden komplett, svarer Arbeidstilsynet innen 3 uker. Mangler den noe, kan saksbehandlingen ta lengre tid og det må ettersendes dokumentasjon. Søknaden kan også bli avvist.
7. Ved godkjent søknad
Hvis dere mottar dette, skriver dere et sammendrag av dette som blir virksomhetens oppslag til hva dere har mottatt vedtak på. Dette er for å gjøre det litt mer forståelig, da brevet fra Arbeidstilsynet er veldig lang og for noen et ganske tungt språk som kan misforståes. Deretter skrives det et samtykkebrev til de ansatte og signeres. Dette ettersendes til Arbeidstilsynet.
Virker dette overkommelig å gjøre selv,
eller kjenner du magen knyte seg
av tanken på å begi deg ut på
Arbeidstilsynets lille eventyr?
Ta det med ro! Vi i GNIST har skrevet mange søknader og har opparbeidet kompetanse og gode maler for vaktplan, drøftelsesmøte, samtykkebrev, risikovurderinger og alt det andre som Arbeidstilsynet ber om. Det gir raskere svar og mindre frem og tilbake mellom dere og Arbeidstilsynet.